Objektüberwachung

• Persönliche, regelmäßige und sorgfältige Kontrolle der Immobilie und Grünanlage vor Ort, Überprüfung der technischen Anlagen, des baulichen Zustands, der Sauberkeit und Einhaltung der Hausordnung und Aushänge.

• Vorausplanung größerer Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen.

Objektbetreuung

Bevor ein Auftrag an eine Handwerksfirma vergeben wird, vergleichen wir selbstverständlich umfangreich Preis und Leistung. Durch unsere Firmendatei und unsere moderne, vernetzte EDV-Anlage ist es möglich, innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl von Vergleichsangeboten einzuholen. Auf Wunsch erfolgt eine Gegenüberstellung von konventionellen und ökologischen Angeboten. Somit werden die Anfragen der auszuführenden Arbeiten so kostengünstig wie möglich erstellt und die Belastungen der Eigentümer weitmöglichst reduziert. Wir organisieren die Erstellung von Energiepässen. Bei großen Reparaturarbeiten, Sanierungen oder Restaurierungen bedienen wir uns nahe stehenden Architektur- und Ingenieurbüros. Bei kleinen Inanspruchnahmen erfolgt diese Dienstleistung kostenfrei.

Unser Vorgehen:

• Einholung von Preisen und Erstellung einer Posten- und Kostenübersicht.
• Beratung und nach Absprache mit dem Eigentümer bzw. der Gemeinschaft Beauftragung der entsprechenden Firma.
• Überwachung und Überprüfung der auszuführenden Arbeit bis zur Fertigstellung.
• Schlussabnahme des Auftrags.
• Rechnungskontrolle und Rechnungsanweisung.
• Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen

Vertrags- und Sicherheitsüberwachung

• Jährliche Überprüfung, ob Ihre Versicherungsverträge (z.B. Wohngebäude-, Haftpflicht-, Elementar-, Gewässerschutz- und Glasbruchversicherung) ausreichend sind und Einholung von Preisvergleichen, um ggf. den Vertragspartner zu wechseln.

• Wir schließen i.d.R. nur Jahresverträge ab und können Sonderkonditionen für Sie aushandeln.

• Übernahme der kompletten Schadensabwicklung und –abrechnung mit Versicherungen und Dritten.

• Abschluss von erforderlichen Verträgen (z. B. Wartungs-  und Lieferverträge).

• Bearbeiten von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung.

• Abschluss von Wartungs- und Lieferverträgen (Aufzugs-, Heizungs-, Öltank-, Pumpen- und Brandschutzwartung)

• Vorbereitung, Überwachung und Einleitung von technischen Prüfungen sowie Abschluss von Wartungs- und Lieferverträgen für z.B. Brandschutzeinrichtungen, Brandschutztüren, Rauchabzugsklappen, Feuerlöschern, Blitzschutz, Aufzug, Tiefgaragenlüftung, Roll- und Garagentoren und Heizölbehältern.

• Veranlassung und Einleitung von Sofortmaßnahmen bei Notfällen wie z.B. bei Rohrbruch-, Brand- oder Sturmschäden.
   

Kosteneinsparung

• Alle anfallenden Kosten werden regelmäßig auf Höhe und Notwendigkeit geprüft und wenn möglich reduziert.

• Überprüfung von Energieeinsparmöglichkeiten wie Dach-, Boden- und Fassadendämmung, Umrüstung der Heizungsanlage, Fenstererneuerungen etc.
   

Buchhaltung und Finanzwesen

• Übersichtliche und kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung. Erfassung aller Zahlungsvorgänge und Sammlung der Originalbelege, welche jederzeit bei uns eingesehen werden können. Verbuchen sämtlicher Geldein- und Geldausgänge auf speziellen Sachkonten, Überwachen von Hausgeld- bzw. Mietzahlungen, Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen und Zwangsräumungen.

• Erstellung sachlich richtiger und nachvollziehbarer Nebenkostenabrechnungen.

• Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Giro-, Festgeld- und Sparkonten mit geringen Kontoführungskosten und hoher Guthabenverzinsung.

• Rechnerische Prüfung und anschließende Begleichung aller Rechnungen.

• Überwachung der Hauswart- und Münzgeldkassen.

• Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs; Melden der Gesamtheizkosten an das beauftragte Serviceunternehmen mit Einbuchung der Kosten inkl. Wasser- und Stromverbrauch in die Einzeljahresrechnungen.

Im Bedarfsfalle Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung - Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksame Leistungen - Erstellen der erforderlichen Meldungen an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaft/Knappschaft in Zusammenarbeit mit einem Steuerberatungsbüro.

Weitere Tätigkeiten

• Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern, Behörden und Vertragspartnern.

• Einstellung und Entlassung, Anweisung und Überwachung von Hausmeister-, Reinigungs- und Gartenpflegefirmen.

• Ausführung besonderer behördlicher Auflagen.

• Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder- bzw. Gemeinschaftseigentum.

• Beschaffung von Gebrauchsgegenständen und Heizmaterial.

• Zusammenarbeit mit Architekten, Statikern, Ingenieuren, Sachverständigen, Rechtsanwälten, Steuerberatern etc.

• Zustimmungsabklärung für die Gemeinschaft bei Baugenehmigungsverfahren der Grundstücksnachbarn.

• Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft bzw. den Eigentümer.

• Bearbeitung von Vandalismusschäden.

• Überwachung der Briefkasten- und Schließanlagen inkl. Schlüsselbestellungen.